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长治钢铁(集团)有限公司作业文件
1. 目的
    规范和保存培训档案。
    2 . 适用范围
    本文件适用于职工培训所产生的记录的管理。
    3. 引用文件
    本文件发布时,所引用的文件均为有效版本,所有文件均会被修订,使用本文件的各单位应使用下列文件的最新有效版本:
    zy.11.001-2002 《职工培训管理办法》
    cx.02.002-2002 《记录控制管理程序》
    4. 定义
    本文件采用gb/t19000-2000 《质量管理体系 基础和术语》中的定义。
    5. 职责
    5.1 科技大学是培训档案的主管部门,应配备专人负责培训档案管理。
    5.2 各单位负责根据本办法,做好主办培训班档案的管理。
    6. 内容及要求
    6.1 保存权限
    6.1.1各单位的需求计划、集团公司的年度培训计划、集团公司级培训班的适当记录、特种作业人员和其它操作人员持证上岗的培训记录、外出培训产生的记录由科技大学收集归档。
    6.1.2 二级单位培训办班产生的记录,由本单位整理归档。
    6.2 培训记录的标识和填写执行zy.02.002—2002 《记录控制管理程序》中的有关规定。
    6.3 归档时间
    6.3.1 各种培训办班的记录,必须在培训班结束后20日内整理归档。。
    6.3.2 外培记录,满半年整理归档一次。
    6.4 档案保管
    6.4.1 科技大学保存的培训记录,按内培和外培分类。
    6.4.2 各单位按培训办班的时间先后顺序保存培训记录。
    6.4.3 档案保管人员要经常对档案进行检查和维护,保证档案不出现霉变、污损、虫蛀、鼠咬等损坏现象,不得丢失档案。
    6.4.4 档案保管人员不准自己涂改或让他人涂改档案。
    6.4.5 档案的保管期限执行《科技大学质量记录清单》中的规定。
    6.4.6 档案可采用其它载体(胶片、拷贝等)形式保存、管理。
    6.5 档案利用
    6.5.1 档案保管人员要建立档案目录,以便查阅。
    6.5.2 借出档案,须经主管领导批准;归还档案时,档案保管人员应认真审查、核对。
    6.5.3 查阅人不准抽取或涂改档案,如发现抽取、涂改或损坏档案的现象,将对档案保管人员和查阅人罚款或追究行政责任。
    6.5.4 查阅人需复制档案时,须持单位证明;对复印件,经审与原件无误后,加盖“复制专用章”方可使用;重要档案不许复制。
    6.6 档案销毁 
    6.6.1 档案保管人员要定期登记出过期和失去保存价值的档案,并提出处理意见。
    6.6.2 根据档案保管人员的处理意见,主管领导审核、批准后方可处理。 
    7. 记录
    本文件产生的记录执行《记录控制管理程序》。
 
2002-5-2       科技大学
 



                 
 
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